5 tipů, jak zajistit fungování pracoviště navzdory pandemii koronaviru
Při současné pandemii onemocnění COVID-19 musí organizace zaměstnancům poskytovat nástroje pro dosažení produktivity a podporu nezbytnou pro efektivní práci z domova.
Pandemie koronaviru prakticky přes noc posunula hranice toho, kam až dle názoru organizací může sahat flexibilita práce. Dokonce i organizace s pevně zakotvenou tradiční kulturou práce, jako jsou např. poskytovatelé veřejných služeb a univerzity, momentálně svým zaměstnancům nařizují práci z domova ve snaze ochránit jejich zdraví a zpomalit šíření viru. A organizace, které již před touto krizí měly velký podíl zaměstnanců pracujících z domova, nyní zjišťují, že své programy umožňující práci na dálku musí rychle, nečekaně a možná na dlouhou dobu rozšířit.
Současná situace narušuje fungování společností ze všech kontinentů a odvětví. Společnosti, které dokáží tuto provozní překážku efektivně řešit, budou nejenže mít dobré předpoklady k překonání současné situace, ale také budou lépe připraveny na budoucí krize. V dnešních dnech, kdy si zaměstnanci balí věci a odcházejí pracovat domů, mohou klíčovou roli při vytváření kultury a způsobů chování podporujících produktivitu a angažovanost zaměstnanců hrát stratégové zabývající se proměnou pracoviště a manažeři firemních nemovitostí.
Níže najdete tipy, jak zaměstnancům poskytnout nástroje a podporu nezbytnou k produktivitě, efektivitě a spojení při práci na dálku.
1. Na prvním místě u vás musí být zdraví a bezpečnost
S tím, jak COVID-19 zasahuje stále větší část globální populace, by nejvyšší prioritou každé organizace v těchto těžkých dobách měla být ochrana zdraví jejích zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů a dalších zainteresovaných osob. Závazek zpomalit šíření viru mnohé organizace již prokázaly uzavřením svých provozů (nebo jejich částí) a nařízením práce z domova.
Ačkoli práce z bezpečí domova dokáže ochránit velkou část zaměstnanců, stále existují lidé, kteří na pracovišti musí být fyzicky. Co organizace dělají pro jejich bezpečnost? Některé svá klíčová oddělení, která musí zůstat v chodu, izolovaly od ostatních prostor, aby v nich zaměstnanci mohli pracovat bez kontaktu s dalšími lidmi. Některé energetické společnosti dokonce zvažují, že operátory svých elektráren budou před rizikem infekce chránit tím, že jim zřídí ubytování přímo na pracovišti.
Ačkoli se tato opatření mohou jevit jako extrémní a nepochybně skončí, až pomine současný stav, pandemie jednoznačně ukazuje, jak důležitou roli v kontextu budov hrají otázky ochrany zdraví, ať už se bavíme např. o ventilaci, filtraci vzduchu, sanitaci nebo připravenosti managementu budovy. Touha lidí pracovat ve zdravých budovách rozhodně neskončí s pandemií koronaviru.
2. Zajistěte vhodnou infrastrukturu pro virtuální pracoviště
Virtuální pracoviště má ve své podstatě mnoho společného s pracovištěm fyzickým jakožto místem, kde lidé spolupracují, sdílejí nápady a plní své úkoly. Zdaleka však není jednoduché zajistit, aby každý zaměstnanec disponoval základními prostředky nutnými k fungování ve virtuálním prostředí: laptopy, virtuální privátní síť VPN, systémy pro sdílení souborů, nezbytný software, mobilní internet a rychlou WiFi v domácnosti.
Vedle této základní infrastruktury musí organizace zaměstnancům pracujícím z domova poskytnout také vhodné nástroje ke spolupráci a komunikaci. Fyzická pracoviště bývají často navržena tak, aby zaměstnanci, kteří musí spolupracovat, seděli blízko sebe. Tento koncept sousedství je nutné replikovat také v online prostředí. K tomu, abychom v online prostředí měli propojenou organizaci a nikoli pouhý soubor lidí pracujících v izolaci, je nutné zaměstnancům poskytnout komunikační nástroje, jako např. chatovací aplikace a videokonferenční řešení, a také školení o používání těchto nástrojů.
Je také vhodné jmenovat manažera digitálního pracoviště nebo podpůrný tým, který zaměstnancům pomůže s přechodem na práci z domova. Součástí podpůrného týmu může být odborník, který zaměstnancům poskytne doporučení a nástroje nutné k vytvoření ergonomického domácího pracoviště, a virtuální helpdesk, jehož úkolem bude zaměstnancům pomáhat s nastavením domácí IT infrastruktury.
3. Podporujte produktivitu a angažovanost virtuálními kulturními akcemi
Za současné situace, kdy jsou v mnoha městech uzavřeny dokonce i kavárny a bary, může práce z domova s omezenou mezilidskou interakcí v některých lidech vyvolávat pocity osamělosti, které mohou narušovat produktivitu i angažovanost.
Organizace musí s tímto negativním vlivem proaktivně bojovat a přijímat kroky, které zajistí, že se zaměstnanci nebudou cítit osamoceni, ani když ve své blízkosti nemají další lidi. Jako příklad vhodných opatření lze uvést virtuální posezení u kávy, happy hours, knižní kluby, hraní her online a jiné způsoby virtuální socializace. Tyto aktivity sice zřejmě nenahradí společenské místnosti, kuchyňky a komunitní akce konané na pracovišti, ale alespoň pomáhají zachovat ducha komunity, dokud se život nevrátí zpět do normálu.
V souvislosti s úvahami o tom, jak posílit kulturu organizace, je důležité mít na paměti různorodé problémy, které pro zaměstnance představuje sociální distancování v důsledku pandemie onemocnění COVID-19. Svobodný extrovertní zaměstnanec pracující sám z malého bytu může zažívat intenzivní pocity osamocení, zatímco rodiče na home office bývají nuceni se vedle svých pracovních povinností věnovat také péči o děti a jejich domácí výuce. V důsledku toho se také může lišit jejich potřeba či schopnost zapojit se do virtuálních kulturních akcí. Pro každého zaměstnance však může být přínosné účastnit se pravidelných pracovních telefonátů nebo video hovorů se svými kolegy nebo využívat digitální nástroje pro snazší spolupráci.
4. Hledejte i jiná pracoviště než jen domov a kancelář
Pro některé zaměstnance, kteří za současné situace nemohou docházet do své kanceláře, není řešením ani práce z domova. Důvodem bývá například citlivá povaha práce znemožňující její výkon mimo zabezpečené prostory, nezbytný přístup k vybavení nebo programům, které nejsou dostupné na dálku, nebo rušivé prostředí v domácnosti.
Tato situace některé organizace vede k využívání alternativních pracovišť, jako jsou např. sterilizovaná coworkingová centra. Pokud o podobném řešení uvažujete, musíte dokonale znát sanitační procesy a harmonogram daného objektu a také vědět, komu je přístupný. Z dlouhodobého hlediska nelze vyloučit, že pro stále více organizací bude přínosné identifikovat síť alternativních pracovišť, která budou zaměstnancům sloužit během krizových situací.
5. Komunikujte a naslouchejte
Otevřená komunikace je v těchto turbulentních časech nezbytným předpokladem transparentnosti. Zaveďte protokoly a předpisy, které zajistí, aby vaši zaměstnanci a obchodní partneři byli informováni o vašem pandemickém plánu. Vhodným prostředkem k informování zaměstnanců o opatřeních a aktualitách souvisejících s onemocněním COVID-19 může být firemní intranet.
Stejně tak je důležité zabránit nevhodné komunikaci a šíření dezinformací a infodemii. (infodemie znamená šíření nadměrného množství informací, z nichž některé jsou přesné a jiné nikoli, v důsledku něhož mají lidé problém najít důvěryhodné zdroje a spolehlivá doporučení.)
Uvědomte si, že zaměstnanci mají obavy nejen z vlivu pandemie na jejich každodenní práci, ale také z jejího dlouhodobého dopadu na ekonomiku a zaměstnání. Včas a pravidelně komunikujte o dopadech pandemie na vaši společnost a o očekáváních zaměstnanců během tohoto období. Zaveďte komunikační kanály, pomocí nichž se na vás zaměstnanci mohou obracet se svými obavami a dotazy.
Jak COVID-19 změní budoucnost práce?
Ačkoli dlouhodobé dopady současného náhlého a masivního přechodu na práci z domova nelze předvídat, nabízí se několik scénářů. Prvním možným výsledkem je, že si zaměstnanci i řídicí pracovníci uvědomí výhodu, kterou lze získat tím, že každý bude moct pracovat na místě a v čase, který dává největší smysl. A právě takovým místem může alespoň někdy být domácnost. Stejně tak se může stát, že po skončení pandemie budeme toužit po přímé mezilidské interakci, která nám momentálně tolik chybí, a že díky nucené izolaci budeme lépe chápat vliv fyzického prostoru na to, jak se každý den cítíme a jak pracujeme. Stále důležitější roli při utváření míst a prostorů sloužících k vzájemnému mezilidskému kontaktu, práci a inspiraci budou hrát stratégové a designéři pracovišť.
COVID-19 ovlivňuje komunity po celém světě. Chceme vám proto pomoci orientovat se v tom, jaký bude mít tato situace dopad na vaše pracoviště, vaše aktiva a globální realitní trh.
